Калькулятор командировочных

Из чего складываются командировочные

За время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику командирующей организации — Постановление Правительства №922 определяет правила расчёта среднего заработка. Средний дневной заработок считается как заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих командировке, делённый на число фактически отработанных дней за этот же период — при этом в расчёт не включаются отпускные, больничные и другие выплаты, которые сами по себе считаются по среднему заработку, чтобы избежать задвоения.

Дополнительно работодатель обязан выплатить суточные — компенсацию дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства — за каждый календарный день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути (Постановление Правительства №749).

Необлагаемый лимит суточных

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 ₽ за каждый день командировки по России и 2 500 ₽ за каждый день загранкомандировки (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если во внутренних документах организации установлен более высокий размер суточных, разница сверх лимита облагается НДФЛ по стандартной ставке 13% — калькулятор считает эту часть отдельно.

Работа в выходной день в командировке

Если по распоряжению работодателя сотрудник работал в выходной или нерабочий праздничный день во время командировки, этот день оплачивается отдельно и не менее чем в двойном размере среднего заработка (ст. 153 ТК РФ) — в дополнение к суточным за этот день, которые начисляются в любом случае.

Частые ошибки при расчёте командировочных

Первая ошибка — взять для среднего заработка текущий оклад вместо фактического заработка за предыдущие 12 месяцев с учётом премий. Вторая — забыть, что суточные начисляются за все календарные дни командировки, включая выходные и дни в пути, а не только за рабочие дни по графику. Третья — не выделить и не обложить НДФЛ часть суточных, выплаченную сверх необлагаемого лимита, если внутренний размер суточных в организации выше лимита из Налогового кодекса.

Документы для командировки

С 2015 года обязательное командировочное удостоверение отменено для большинства случаев, но многие организации сохраняют его во внутреннем документообороте как способ подтвердить фактический срок пребывания в месте командировки. Обязательным остаётся приказ о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9) — на его основании бухгалтерия рассчитывает и выплачивает средний заработок и суточные.

Расходы, которые компенсируются отдельно от среднего заработка и суточных

Помимо среднего заработка и суточных, работодатель обязан возместить документально подтверждённые расходы на проезд к месту командировки и обратно, наём жилого помещения и иные расходы, произведённые с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ) — например, оплату услуг связи, оформление визы или страховки для загранкомандировки. Эти суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при наличии подтверждающих документов (билетов, счетов гостиницы, чеков) — без документов возмещение расходов на проживание без подтверждения не облагается налогом только в пределах тех же лимитов, что и суточные.

Если командировка выпадает на неполный рабочий день или отпуск

Если день выезда в командировку или возвращения из неё частично совпадает с рабочим временем, этот день всё равно засчитывается как полный день командировки — оплата по среднему заработку начисляется за него целиком, а не пропорционально отработанным часам. Если работник заболел во время командировки, дни болезни оплачиваются как обычный больничный лист, а не по среднему заработку для командировки — суточные за эти дни при этом продолжают начисляться, пока сотрудник не может вернуться к месту постоянной работы.